Organizar um evento não é uma tarefa fácil. Pensar em detalhes como quem convidar, quando fazer e quanto investir são apenas algumas das funções que temos que assumir e nem sempre sabemos por onde começar. Além de tudo isso, ainda adicionamos na lista a escolha do local. Por isso, hoje estamos aqui para te ajudar com algumas dicas do que tu precisa ter em mente para encontrar os melhores lugares para eventos corporativos. Pronto para começar?
Antes de dar qualquer passo na tua organização, tu precisa ter em mente qual é o objetivo a ser alcançado com esse evento. Ele será uma convenção de vendas? Um treinamento? Uma série de palestras? Por que tu está fazendo e pra quem? Essas são apenas algumas das perguntas que tu pode fazer para entender quais são as tuas metas.
Isso será fundamental para uma série de decisões que precisarão ser tomadas durante a organização. Afinal, tu não consegue encontrar os melhores lugares para eventos corporativos se não souber o que está procurando.
8 dicas para escolher os melhores lugares para eventos corporativos
Com o objetivo definido, tu pode passar para a organização do evento propriamente dita. E um dos primeiros elementos a se considerar é o local aonde tu vai realizar o encontro. Isso porque, com o lugar definido, tu poderá pensar na data, decoração, alimentação, e uma série de outros elementos essenciais para o teu evento. Veja abaixo algumas dicas que podem te ajudar nessa missão de escolher os melhores lugares para eventos corporativos. E clique aqui para conhecer o Estribo, o melhor local para o teu evento corporativo!
1 – Tamanho e capacidade do local
Lembra do que falamos sobre ter o objetivo do evento bem definido? Então, esse é um dos aspectos que demandará essa definição, afinal, sabendo que tipo de evento tu quer realizar, tu também saberá pra quantas pessoas ele será e que tipo de espaço tu precisa para comportar todos os convidados.
Na hora de escolher o melhor lugar para o seu evento corporativo, fique atento ao tamanho do espaço para que todos aproveitem o evento confortavelmente.
2 – Localização
Na hora de fazer a sua escolha, observe também a acessibilidade do local. De nada adianta um lugar de tirar o fôlego se os seus convidados terão dificuldade pra chegar até ele. Pense em alguns elementos que podem te ajudar nessa missão como:
- Quanto tempo os convidados terão pra chegar até o local?
- Eles precisarão de um mapa e outras instruções para encontrá-lo?
- Tem um aeroporto próximo para os convidados que vêm de outra localidade?
- Tu precisa colocar transporte à disposição?
- O local escolhido tem estacionamento para quem for dirigindo?
3 – Infraestrutura e comodidades
Outro detalhe super importante de se observar é a infraestrutura que o local oferece para o seu evento corporativo. Por exemplo, eles têm uma boa conexão Wi-Fi para que sua equipe possa trabalhar? A sala para seu evento corporativo conta com sistema de áudio, computador e projetor? O local conta com ar-condicionado? Quais outras comodidades eles têm a oferecer aos seus convidados? Cada detalhe, por mais simples que possa parecer, fará toda a diferença na experiência da sua equipe.
4 – Flexibilidade do espaço
Alguns lugares para eventos corporativos podem ser super interessantes, mas apenas para um tipo de evento em particular. Então fique atento a isso também. Agora que tu já sabe qual é o objetivo do teu evento, o local que tu for escolher precisa condizer com as características dele. Uma convenção pode precisar de um espaço mais específico que um workshop, por exemplo.
5 – Reforço da imagem da marca
Outro fator super interessante no momento da escolha pelo melhor lugar para o seu evento corporativo é ter em mente que esse espaço pode complementar a imagem da sua marca. Observe os valores do local escolhido e, principalmente, se eles estão de acordo com o que a sua empresa prega. Além de, claro, condizer também com os objetivos do teu evento.
Ao contrário, um local que não condiga com os ideais da sua marca, ou então que tenha reclamações de outros clientes, por exemplo, pode fazer com que sua imagem fique fragilizada. Então tome cuidado.
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6 – Negociação do contrato
Fique atento às especificações do contrato também. Ao escolher o melhor lugar para o seu evento corporativo tu precisa estar ciente de quais são as cláusulas contratuais como, por exemplo:
- O preço e o que está incluso nele;
- Quais são as condições de pagamento;
- Possíveis multas por cancelamento de uma das partes;
- Se o espaço será fechado exclusivamente para o seu evento;
- Oferecimento de coffee breaks, happy hours, atrações culturais e outras atividades;
7 – Opções de catering
Alguns espaços podem não oferecer refeições para a equipe e este é outro elemento que tu deve ficar atento. Durante um evento corporativo dificilmente temos tempo hábil para procurar um restaurante ou nos preocuparmos com a alimentação.
Então nada como um local que ofereça esse serviço no pacote. Isso poupará muita dor de cabeça e ainda pode proporcionar momentos interessantes de descontração entre a equipe. Além da possível descoberta de novas culinárias, como os pratos típicos do tradicionalismo gaúcho que servimos no Estribo, por exemplo.
8 – Sustentabilidade também importa
A preocupação com o meio ambiente já se tornou um ponto fundamental para empresas em diversos setores. Então, ao pensar no melhor lugar para o seu evento corporativo, esse também pode ser um ponto interessante a se analisar. Ficar perto da natureza é uma opção cada vez mais buscada pelas empresas. Ao fazer sua escolha, pense nas atividades que podem ser realizadas ao ar livre com a equipe, tanto como parte do evento, quanto durante os intervalos. Mas também considere como o local escolhido se preocupa com o meio ambiente.
Planejamento é a chave para encontrar os melhores lugares para eventos corporativos
Acredite, para encontrar um lugar que atenda a todos os critérios que elencamos aqui tu precisará de tempo, vivente. Então, comece a organização do teu evento corporativo com bastante antecedência e planeje-se para encontrar o local que condiga com o que tu está buscando.
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